Comment gérer ses documents en papier ?

Selon la loi, votre entreprise a l’obligation légale de garder les archives administratives et comptables pendant 5 ans. D’ailleurs, les professionnels ne sont pas les seuls à avoir besoin de solutions pour sauvegarder et organiser des documents. Pour les particuliers, il s’agit surtout d’une mesure de sécurité. On garde certains papiers au cas où. Dans tous les cas, voici quelques solutions pour vous aider à gérer vos documents en papier simplement.

Un espace de rangement dédié

Pour vous permettre de vous y retrouver plus facilement dans vos paperasses, vous aurez besoin d’un espace de rangement dédié. En fonction de l’importance de vos archives et du volume de document à garder, ce peut être une bibliothèque ou une pièce d’archive dédiée. 

Dans tous les cas, vous allez devoir organiser les lieux de manière à pouvoir accéder et trouver rapidement tel ou tel document en cas de besoin. Vous avez le choix entre le classement par date, par nom de l’éditeur ou selon le genre. 

La salle d’archive peut être dans vos locaux ou dans un espace de stockage dédié. Tout dépend de vos possibilités. Le tout est d’avoir un espace de rangement auquel vous pouvez accéder facilement. Il ne s’agit pas seulement de ranger vos documents, mais aussi de pouvoir y accéder rapidement en cas de besoin. Tel est le cas notamment pendant les audits où vous devrez présenter tous les justificatifs comptables comme les factures, les devis, etc. rangés dans vos classeurs. 

Il est à noter que les espaces de stockage s’adressent aussi bien aux simples particuliers que pour les entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs. C’est une zone sécurisée dans laquelle il sera possible de stocker des documents comme des accessoires d’ameublement ou bien d’autres encore : en somme tout ce qui ne trouve pas sa place chez vous. Les espaces peuvent se décliner en plusieurs tailles. Ce qui impactera sur le prix de la location mensuelle. 

Des classeurs pour vous aider 

Pour vous aider à bien organiser vos archives, investissez dans des classeurs. Ce peut être des boîtes de rangement avec une étiquette sur le devant qui vous permettra de les nommer simplement avant de les ranger. C’est le genre de rangement idéal pour les grandes entreprises qui disposent d’un grand volume de document à organiser et qui souhaitent par exemple les ranger par délai : année, mois, etc. 

Ce peut être également des classeurs de petite taille. Ce qui permettra de classer chaque dossier dans un contenant uniquement. Pour quelques dizaines d’euros, vous avez le choix entre des classeurs en carton ou en plastique. Il restera à les organiser selon vos besoins et vos envies. L’objectif étant de vous mettre à l’aise au milieu de vos paperasses afin de vous aider à mieux vous y retrouver. 

Dans tous les cas, faites attention à bien étiqueter vos classeurs pour faciliter l’organisation de vos paperasses comme il se doit, qu’elles contiennent des documents en chiffres ou autres. Pour un classement plus polyvalent, choisissez des accessoires avec des étiquettes amovibles et changeables. 

Faites du tri dans vos documents fréquemment

En outre, quand bien même vous avez l’obligation de garder des traces écrites de vos transactions, vous devez en faire le tri fréquemment. Il est conseillé par exemple de vous débarrasser des documents qui datent de plus de 5 ans. Vous ne risquez pas de pénalités dans ce cas. Cela vous permettra aussi de libérer de l’espace pour les nouveaux documents qui viendront augmenter vos paperasses. 

Vous pouvez avoir plusieurs photocopies d’un seul document. Ce qui ne vous sera pas utile. Détruisez les fichiers qui ne vous servent pas. Il y a toutefois des normes pour ce faire pour minimiser les impacts écologiques d’un tel geste. Vous pouvez faire appel à une entreprise spécialisée pour vous aider dans la récolte et le recyclage des documents papier qui ne vous servent plus. 

En somme, on vous demande de vous débarrasser des documents qui ne vous servent plus. En faisant le tri, vous minimiserez l’espace nécessaire pour la garde de votre paperasse. Sans compter que vous vous facilitez les recherches dans votre espace d’archive. 

Une équipe dédiée à la gestion de vos archives

Pensez à engager une équipe dédiée à la gestion de vos archives. Cela minimisera les risques de pertes et vous aidera dans l’organisation de l’espace et dans la gestion de vos différents documents. Vous n’aurez qu’à demander à cette dernière si vous avez besoin d’un tel ou un tel dossier. 

Il est possible notamment de sous-traiter la gestion de vos archives à une entreprise spécialisée. Dans ce cas, on vous conseille de faire appel à un prestataire avec des années d’expérience et qui justifie d’une bonne expérience dans ce domaine. Ce qui assurera la sécurité de vos documents. Vous aurez également besoin d’un prestataire à proximité de vos locaux. Ce qui vous facilitera tout de même l’accès à vos documents. 

Sachez que ce genre de prestataire peut se charger à la fois de la gestion de documents physiques ou virtuels. Dans les deux cas, vous devez simplement leur faire parvenir vos archives pour qu’il se charge du classement et de l’organisation. 

En fonction du volume de paperasse à sauvegarder, le devis d’une telle prestation peut varier. Vous pouvez demander une estimation sur mesure en ligne avant de vous engager. Ce qui vous permettra de faire jouer la concurrence et de négocier un bon prix pour la gestion de vos archives. Il s’agit d’une prestation qui peut s’étaler sur plusieurs mois, voire des années, et qui peut impacter sur la sécurité de vos documents. Vous devez donc bien étudier tous les profils avant de faire votre choix et vous engager. 

Et pourquoi pas la numérisation ? 

La numérisation peut également être une bonne solution. C’est d’ailleurs l’une des plus tendance actuellement. Avec le boum d’internet et de la digitalisation, c’est plus pratique d’avoir des documents numériques. Pour créer un document PDF, les compresser ou les sauvegarder, voire les convertir,  suivez les étapes ici. C’est à la portée de tout le monde. 

La numérisation des documents vous permet non seulement d’en assurer la sécurité, mais aussi de mieux les ranger. En effet, vous pouvez ainsi en limiter les accès à quelques personnes bien choisies seulement. Pour les ranger dans votre ordinateur ou votre espace de stockage, vous n’avez qu’à créer et renommer plusieurs dossiers. C’est une technique qui s’adapte à tous les genres de documents : rapport d’activité, documents comptables, projets marketing, PV de réunion, etc. 

À stocker dans un appareil de sauvegarde physique ou dans le Cloud, les documents numériques sont moins sujets à des risques de perte, de vol ou d’incendie. Sans compter que vous pouvez ainsi y accéder de n’importe où. Vous avez même des plateformes de partage et de stockage de documents pour faciliter la collaboration et la modification de ces documents de votre entreprise. 

La numérisation prendra moins de place. Vous pouvez stocker et accéder à vos fichiers en quelques clics sur votre ordinateur. Vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour accéder à vos archives. Ce qui est pratique et vous fera gagner du temps. 

De toute manière, l’impression de documents papier n’est plus très tendance actuellement. C’est loin d’être écologique. De plus, cela peut vous coûter assez cher. 



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